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働きながら行うオフィス改装は、工事内容と建物の条件、仮の作業場所を確認したうえで検討します。夜間や休日に工事すれば必ず通常業務を続けられるとは限りません。音、粉じん、におい、通信や電気の停止、搬入経路などを工程ごとに整理することが必要です。

一般に「居ながら工事」と呼ばれる進め方ですが、発注側にも荷物の移動や社員への案内などの準備があります。本記事では、実施できるかを判断するための材料と、仕事への影響を減らす計画方法を紹介します。

居ながら工事の可否と区画を検討する

工事の種類ごとに仕事への影響を分ける

家具の入れ替えと、壁の解体、床の張り替え、設備工事では影響が違います。短時間で終わる作業でも、搬入経路が執務席と重なる場合があります。作業の名称だけで判断せず、実施する場所、時間、周囲への影響を確認しましょう。

音が出る作業は、別の区画にいても電話や会議へ影響することがあります。粉じんやにおいが出る可能性がある作業は、区画の分け方や換気、清掃の計画が必要です。何をどのように抑えるかは施工側へ確認し、社員が我慢する前提で進めないことが大切です。

電源や通信を止める場合は、停止時間と復旧確認を決めます。工事の終了予定だけでなく、通常の仕事に戻れる時刻を共有してください。重要な業務がある時間帯は、施工側へ事前に伝えて調整します。

居ながら工事に向くかを判断する材料

工事する場所と仕事をする場所を分けられるか、別の出入り口や通路を確保できるか、仮の席を用意できるかを確認します。小さなオフィスでは空間を分ける余地が少なく、一時的に社外の場所を利用する方が適する場合もあります。

仕事の性質も関係します。静かな録音や機密性の高い会議が必要な会社は、一般的な事務作業とは許容できる環境が違います。来客の頻度、荷物の受け取り、顧客対応の時間も含めて、止められない仕事を洗い出してください。

建物側が認める作業時間や搬入条件も確認します。夜間工事を希望しても、可能な作業や申請の条件がある場合があります。自社だけで決められることと、管理会社の確認が必要なことを分けましょう。

区画を分ける計画は最終配置から逆算する

段階的な工事では、最初に完成後の配置を考え、そのうえで工事の順番を決めます。先に空いている場所だけを変えると、後から設備や家具を動かし直すことがあります。最終図面と仮の配置図を並べて確認すると、重複作業を見つけやすくなります。

社員の仮移動では、席だけでなく、電源、通信、収納、印刷、通話の場所を確保します。机があるから働けるとは限りません。部署ごとの必要機能を整理し、移動前に機器の接続を試してください。

施工側の搬入・搬出と社員の移動が交わる場所は、通行方法を明確にします。荷物の保管や工事用の道具の置き場も必要です。安全な区分けは現場の専門担当と確認し、日によって範囲が変わる場合は分かりやすく案内します。

費用・相談資料・社内案内を整える

費用は通常工事との条件差を見る

働きながら進める場合、区画ごとの養生、家具移動、複数回の搬入、夜間や休日の作業などが費用に影響することがあります。一度に空室で行う案と同じ金額になるとは限りません。業務継続のために何が追加されるかを分けて見積もってもらいましょう。

社外の仮作業場所を使う案も比較します。短期間の利用費がかかっても、工事の段取りをまとめられる可能性があります。総額だけでなく、社員の移動、情報管理、来客対応の手間まで含めて判断します。

予算を減らすために必要な区画分けや清掃、復旧確認を省くことは避けます。仕様の変更、工事範囲の整理、実施時期の調整など、業務と安全に影響しにくい方向から検討することが重要です。

改装後の空間イメージを具体化する

東京都新宿区の「THE PORTAL SHINJUKU」では、長いテーブルと木目の仕上げ、設備の見える天井部分を組み合わせています。改装計画でも、完成後にどのような空間をつくりたいかを先に共有すると、残すものと変えるものを整理しやすくなります。デザイン事例を見る

働きながら改装したい場合は、目指す空間と合わせて、現在の人数、勤務時間、止められない仕事を整理します。移動できる席や別の拠点の有無も伝え、業務を続けられる工程を組めるか相談しましょう。完成後の配置と工事中の配置を並べて確認することが大切です。

社内への案内は一日ごとの行動が分かる形にする

社員に「来週から工事」とだけ伝えても、どこで働けばよいか判断できません。日付、使える席、通れない場所、設備が使えない時間、荷物を動かす期限をまとめます。変更が出たときの連絡先も一つに決めておくと混乱を減らせます。

来客や配送への案内も必要です。受付を一時的に移す場合は、入り口から新しい連絡先へ迷わず進めるようにします。取引先への連絡が必要かは社内で判断し、予定している商談や面接と工程が重ならないか確認してください。

工事中の要望は窓口へ集約します。社員が個別に現場へ変更を依頼すると、承認されていない作業や認識違いが生じる可能性があります。使いにくい点は記録し、緊急の問題と完成後に調整できる内容を分けて施工側と共有しましょう。

工事中の案内と業務再開を管理する

区画ごとの引き渡し後に確認すること

工程ごとに確認しないと、次の区画へ移った後で修正が見つかり、再度家具を動かすことがあります。仕事を再開する前に誰が確認するかを決め、残った問題と対応日を記録してください。全体完成後にも、仮の運用を通常のルールへ戻すことを忘れないようにします。

最新版の案内と業務予定を共有する

居ながら工事では、最初に全体工程を説明しただけでは十分でないことがあります。日々使える場所が変わる場合は、一週間程度の予定を見やすくまとめ、前回から変わった点を明示します。社員が古い案内を見て動かないよう、最新版の置き場を一つにしましょう。

案内には、工事する区画、音が出る予定、設備停止、使える会議室、荷物の移動期限を記載します。専門的な工事名だけでなく「この時間は電話対応に別の場所を使う」のように、社員が取る行動で伝えることが重要です。変更がある場合の通知方法も決めます。

大切な業務が突然追加されることもあります。商談や決算作業などの予定を集める窓口を設け、施工側へ調整可能かを確認します。ただし個別の要望を全てそのまま工程に反映できるとは限らないため、優先順位と判断する人を明確にしてください。

書類の保管と利用再開の確認を行う

工事中の書類や機器の扱いには、管理上の配慮も必要です。移動する箱へ内容が分かる表示をする場合も、外から見えてよい情報かを考えます。誰が保管し、作業後に誰が戻すかを決め、荷物の紛失や取り違えを防ぎましょう。

段階ごとの完了時には、社員の利用を再開する前に責任者が確認します。工事側の完了報告と、業務側が使える状態の確認をつなぐことが大切です。残作業がある場合は範囲を共有し、通常の場所と同じ扱いにしないよう案内してください。

よくある質問

休日だけの工事なら仕事に影響しませんか？

準備や片付け、設備停止、においなどが残る場合があります。翌営業日に使える状態かを確認する工程も必要です。

小規模オフィスでも居ながら工事はできますか？

工事と業務の区画を分けられるかによります。仮の席や通路が確保できない場合は、社外の作業場所を含めて検討します。

家具や書類は置いたままでよいですか？

工事内容によって移動や保護が必要です。情報管理上の扱いも含め、何を誰がいつ動かすかを事前に決めてください。

STREAM.へのお問い合わせでは、働きながらの改装を希望する理由と業務条件を添え、実施できる方法からご相談ください。